Online vállalkozástámogatók jogi megfelelése - interjú Szabó Ágival a Virtuális Irodaház tulajdonosával

Szabó Ágit 2019. tavaszán ismertem meg, akkor készült a vállalkozása indítására és a szükséges jogi dokumentumok (adatkezelési szabályzati dokumentáció, szerződések, ÁSZF stb.) elkészítésében kérte a segítségem. Az elmúlt két évben több közös projekt és együttműködés lebonyolítása során igazi barátság alakult köztünk, ahogy már többször megfogalmaztunk, ez a vállalkozói létünk egyik legnagyobb ajándéka. 

Ági a Virtuális Irodaház megálmodója és felépítője, kezdő és már működő online vállalkozástámogatók, virtuális asszisztensek mentora. Fantasztikus gyorsasággal vitte sikerre vállalkozását, mára egy közel 4600 tagot számláló közösségi szakmai csoportot épített fel, ahol online vállalkozástámogatók és a szakma iránt érdeklődők számára ad nagyon hasznos tanácsokat.

• Nagyon köszönöm, hogy elfogadtad a felkérésem és beszélgetünk egy kicsit a vállalkozásodról, tevékenységedről, az elmúlt két év tapasztalatairól és arról, hogy hogy boldogultál a vállalkozókat terhelő jogi kötelezettségekkel. Elmeséled, hogy miért döntöttél a vállalkozás elindítása mellett és miért éppen a virtuális asszisztens szakma volt szimpatikus számodra?

• Sz. Ági: Először is: nagyon köszönöm a beszélgetést Barbi! Hihetetlen boldogsággal tölt el a barátságunk nap mint nap, és most ez a különleges alkalom is, hogy szakmailag beszélgetünk a vállalkozói lét alapvető kérdéseiről.

  Induló vállalkozóként beleestem a perfekcionizmus hálójába, így minden területen felkutattam a lehető legjobb szakembereket – így bukkantam Rád is.

  Fontos volt, hogy akinek a kezébe adom a vállalkozásom jogi ügyeit A-tól Z-ig, az segítsen nekem is tisztán látni a felmerülő kérdésekben, azonban egyúttal vakon át is adhassak mindent.

  A kérdéseimre a válaszaid és a megküldött dokumentumok listája a mai napig megerősít abban, hogy soha semmit nem szabad magunk csinálni, ami nem a mi szakterületünk. Ahol azt hisszük, hogy nem jöhet elő semmi extra, Te rávilágítasz, hogy de igen, ráadásul mennyi minden … ☺️

  Mikor megszületett a kislányom, tudtam, hogy nem szeretnék visszamenni dolgozni, a lehető legtöbb időt szeretném a családdal tölteni. Hihetetlen szabadság utáni vágy tört elő bennem, amit csak a vállalkozói lét tudott biztosítani számomra.

  Leltároztam, miből indulok: közgazdászként, vállalati tervezőként fogalmam sem volt, mi legyen a saját nagy durranásom vállalkozóként. Vállalkozóktól azonban hamar megtudtam, hogy az egyik legnagyobb teher számukra a kötelező adminisztráció, szervezési munkák, melyek elveszik az időt és a fókuszt a vállalkozásuk fő tevékenységétől. Ekkor került a szemem elé a virtuális asszisztencia fogalma, amit azonnal elkezdtem testre szabni, a saját keretrendszeremnek megfelelően kidolgozni. 

• Mesélsz egy kicsit erről a szakmáról? Tudom, hogy nagyon sokan érdeklődnek iránta, de kevesen tudják pontosan, hogy mit is takarnak ezek a kifejezések: virtuális asszisztencia, online vállalkozástámogatás.

• Sz. Ági: A legegyszerűbben úgy tudom megfogalmazni, hogy adminisztráció és szervezés területén segítünk más vállalkozókat. A szolgáltatásunkat szintén vállalkozóként nyújtjuk, online, a megbízótól távol dolgozva. Még nagyon gyerekcipőben jár ez a terület: a közösségi médián jelen lévő vállalkozások egy részén kívül nem igazán hallottak még rólunk, ezért jelenleg az edukációs feladatainkra nagy hangsúlyt fektetünk. Tapasztalataink alapján, aki egyszer belevág egy együttműködésbe a számára megfelelő virtuális asszisztenssel, nincs megállás: egyre több feladatot ad át, mert magával ragadják a kiszervezés pozitív hozadékai.

  Az online vállalkozástámogatás kifejezést azért próbálom bevezetni, mert az asszisztencia szó nem fejezi ki a területen tevékenykedők magas színvonalú szolgáltatását, széleskörű ismereteit, képességeit: a virtuális asszisztensek legnagyobb hányada közgazdász vagy egyéb diplomával rendelkezik. 

•  Hogy emlékszel, egyszerű volt a vállalkozás indítása? Nem okozott nehézséget a jogi kötelezettségeknek való megfelelés? Milyen módon tájékozódtál ennek kapcsán?

• Sz. Ági: A kezdeti pánikot felváltotta a végtelen megnyugvás, mikor kézbe vetted a vállalkozásom, azonban az ezt megelőző időszak igencsak kaotikus volt. A közösségi média csoportokban 3 éve még nem volt egyértelmű sokak számára, hogy egy egyéni vállalkozónak milyen szabályzatokra van szüksége. Sokan adtak félrevezető tanácsot is, pl. akinek nincs weboldala, nem kell adatvédelmi doksi. Természetesen mindennek utánajártam, árajánlatokat kértem be és ajánlásokat olvastam. Sokat segített a döntésem meghozatalában, hogy melletted tettem le a voksom, hogy nagyon segítőkész voltál, abszolút türelemmel válaszoltad meg a millió kérdésem.

•  Kedves vagy, köszönöm. ☺️ Tényleg fontosnak tartom, hogy érthető tájékoztatást adjak a vállalkozóknak, teljesen természetes, hogy laikusok számára nem mindig érthető a jogszabályok bonyolult szövegezése. Mi az, amire mindenképpen figyelnie kell egy kezdő virtuális asszisztensnek?

• Sz. Ági: Hogy rendelkezzen a kötelező dokumentumokkal: a tevékenységéhez illeszkedő adatkezelési szabályzati dokumentációval és szerződés sablonokkal. A jól megírt, ránk szabott szerződés lesz az egyik alappillér a vállalkozói tevékenységünk során. 

•  Hogy látod ma, sikeres vállalkozóként a jogi megfelelést? Elegendő volt a vállalkozás indításakor figyelni a megfelelő dokumentumok elkészítésére, vagy azért még most is akad teendő ennek kapcsán?

•  Sz. Ági: „Sikeres” – a szó még mindig nem áll közel hozzám. ☺️

  A dokumentációk szükségesek az induláshoz, azonban mondhatni hetente felmerülnek olyan kérdések, amivel megkereslek – ezért ugráltam örömömben, mikor kb. egy éve bevezetted a folyamatos, havi rendelkezésre állási csomagodat. Újabb szolgáltatások bevezetésekor a dokumentációk frissítése, kiegészítése, újabb doksik elkészítése, mikor online webinart vezettem be, vagy fotózást szerveztem. Sajnos nálam is előfordult nemfizető ügyfél, a szellemi termékem lopása, valamint alvállalkozókkal történő teljesítés is. Mindegyiknél csak megírtam Neked a tényeket, és már foglalkozhattam tovább az egyéb dolgaimmal – tudtam, hogy intézed. ☺️

•  Úgy tudom, hogy éppen a napokban kerül sor a Virtuális Irodaháznál a hírlevelezés, illetve az erre való feliratkoztatás bevezetésére. Milyen teendőd volt ezzel?

• Sz. Ági: Hú, hát ez egy igazán emlékezetes projekt lesz azt hiszem minden résztvevő számára, aki a kivitelezésben dolgozott. Sosem gondoltam volna, hogy ezzel ennyi tennivaló lesz! Nem csak a szabályzatot kellett megfelelően kiegészíteni, a weboldal szövegezése, a feliratkoztatás esetén nyújtott ajándék jogszerűsége sem volt egyértelmű. Végtelenül hálás vagyok érte, hogy az iránymutatásoddal gyakorlatilag csak a kivitelezés maradt nekünk.

•  Nagyon köszönöm, hogy Te magad is aktív szerepet vállalsz abban, hogy webinarodban, workshopjaidon és a konzultációk során tájékoztatod a kezdő online vállalkozástámogatókat a kötelezettségekről, én magam is igyekszem minden lehetséges csatornán ezt tenni. Hogy látod, mennyire tudatosak ilyen téren a vállalkozni készülő virtuális asszisztensek?

• Sz. Ági: Abszolút tudatosak és maximálisan meg kívánnak felelni a jogi szabályoknak. Igyekszem mindenre felhívni a figyelmüket, hogy az első megbízást megelőzően milyen kötelezettségeik vannak, valamint a megbízások, együttműködések során mire figyeljenek, mik azok a pontok, amiket szerződésben mindenképpen rögzíteni kell. 

•  Ha valaki szeretne elindulni ezen az úton és vállalkozást alapítani online vállalkozástámogatóként, hol tud információkat szerezni a szakmáról? Miben tudsz Te magad segítségére lenni az indulásban?

• Sz. Ági: Először is a www.virtualisirodahaz.hu oldalon, ha feliratkozik a hírlevelemre az érdeklődő, máris letölthet egy Virtuális Asszisztens Kisokost. 

  Lehetőség van az Így lehetsz Te is profi online vállalkozástámogató webinar meghallgatására, erről további információk és a tematika a www.virtualisirodahaz.hu/workshop oldalon található meg.

  Örömmel állok rendelkezésre egyéni konzultációra is, erről bővebb információt az iroda@virtualisirodahaz.hu címre írt emailre válaszként küldök meg. Minden érdeklődőt szeretettel várok a Virtuális asszisztensek fóruma csoportba!

• Szívből ajánlom mindenkinek, aki érdeklődik a szakma iránt, hogy vegye igénybe professzionális szolgáltatásaid. Fantasztikus, hogy milyen odaadással viseled szíveden a mentoráltak sorsát. ☺️Köszönöm szépen Ági, hogy rendelkezésemre álltál. További sikereket kívánok Neked a vállalkozásodban.

• Sz. Ági: Nagyon köszönöm a lehetőséget Barbi, további sikeres együttműködő éveket kívánok magunknak! ☺️

Ha adatkezelési szabályzati dokumentációra, ÁSZF-re, vagy egyéb szerződésre van szükséged, fordulj hozzám bizalommal: dr.horvath.barbara@hhbconsulting.hu